Digitalizace organizace – elektronizace kanceláře

• Zavede a udrží pořádek.
• Nastaví a vynutí dodržování administrativních procesů.
• Zajistí snadnou zastupitelnost a předatelnost.
• Uživatel má seznam úkolů, které má odpracovat.
• Práce s el. podpisy a časovými razítky.
• Umožní práci odkudkoliv (vnitřní síť, internet).
• Kompletní webové řešení – funguje na mobilech a libovolném operačním systému

Procesem můžeme rozumět nejen schválení nějakého dokumentu, ale např. i následující běžnou firemní agendu:

• Nástup zaměstnance.
• Ukončení pracovního poměru zaměstnance.
• Koloběh směrnic (ISO) dokumentace v rámci organizace, včetně zajištění jejich přečtení zaměstnanci.
• Správa směrnic, postupů a návodů.
• Objednání služebního auta a vykázání služební cesty.

Od jednoduchých procesů po komplexní řízení administrativy

Podle požadavků zákazníka jsme schopni nabídnout několik úrovní podpory administrativních procesů.

Jednoduché schvalování

• Typické schvalování již hotových dokumentů – např. faktury.
• Dokument musí schválit jedna nebo více osob.
• Historie a průběh schvalování jako součást dokumentu.
• Dokument je stále dostupný nikam necestuje.

Vícekrokové schvalování s nástrojem na vytváření a řízení procesů

• Navíc oproti předchozímu nástroj pro návrh a řízení procesů přímo administrátorem zákazníka.
• Definice nového procesu trvá několik desítek minut.
• Okamžitá reakce na potřeby řízení procesů administrativy.
• Vhodné i pro řešení ad-hoc procesů – jednorázové akce.
• Umožňuje definovat kroky, podmínky přechodu, formuláře, validaci polí a dokumentů, mailové upozornění, seznamy hodnot, zastupitelnost, …

Komplexní procesy a procesně řízené agendy – zakázkové moduly

• Složité a komplikované procesy s požadavky na vývoj „na míru“.
• Podpora BPMN.
• Minimum omezení při definici požadavků na systém.
• Libovolné integrace na jiné informační systémy.
• Automatizované operace s dokumenty – generování nových, konverze formátů, slučování, vytěžování a OCR, …

Digitální kancelář

Všechny výše uvedené přístupy jsou spojeny do jednoho systému a jednoho rozhraní. Uživatelé pracují s jedním programem. Seznamy úkolů z různých procesů jsou sloučené na jednom místě. Centrální řízení přístupových práv, seznamů a číselníků, zastupitelnosti, externích datových zdrojů, … Součástí je i bezpečné ukládání dokumentů, včetně antivirových kontrol, dlouhodobého digitálního archivu, …