Ukládání dokumentů s cílem zajistit jejich snadné dohledání s možnou dostupností odkudkoliv je jedním ze základních cílů nasazení DigiÚložiště.
Vyhledání a získání určitého dokumentu v množství dokumentace, které v současnosti organizace produkují může být bez nástrojů DigiÚložiště v podstatě nemožné.

Verzování a historie

Kdykoliv vzniká více verzí dokumentů (smlouvy, produktové specifikace) je bezpodmínečně nutné bezpečně identifikovat aktuální verzi, včetně úplné řady všech předchozích verzí. DigiÚložiště Vám odstraní chaos a umožní nalézt poslední verzi jakéhokoliv dokumentu.

Pracovní postupy a procesy

Obchodní procesy běžně zahrnují odesílání dokumentů třetím stranám, předávání z oddělení na oddělení případně z osoby na osobu.
Před tím, než je dokument zpracován prochází rukama osobám s různými odpovědnostmi a úkoly (tvorba, schvalování, připomínkování, distribuce, …).
Správně navržené procesy umožní práci s výrazně vyšší efektivitou a nižší chybovostí.

Plnění požadavků legislativy a norem

Cílem je ušetřit si budoucí problémy které mohou mít až likvidační následky (GDPR, FÚ, ISO). Požadavky na ukládání, popis a přístupnost různých typů dokumentů jsou velmi komplexní. DigiÚložiště pomáhá jejich naplňování i pomocích takových nástrojů jako jsou automatizované kontroly, vzory a šablony dokumentů a automatizované zpracování.

Bezpečnost dokumentů

Bezpečné ukládání je v dnešní době nutností. Dokumenty obsahují množství obchodních, personálních případně jinak citlivých informací. Pokud se k těmto informacím dostane neautorizovaná osoba může to vést k obchodní újmě, případně k legálním postihům. DigiÚložiště zajistí, že k dokumentům bude mít přístup pouze ověřený uživatel systému. Dokumentace tak musí být chráněna před ztrátou a zničením. DigiÚložiště zajistí snadnou obnovu elektronických dokumentů v případě katastrof.

Snížení nákladů

Správa a ukládání velkého množství dokumentů, které v současné době produkují a ukládají organizace, je nákladná. V papírovém světě je třeba počítat s těmito náklady: papír, tonery, tiskárny, šanony, regály, archivní prostory, obslužný personál a další. Dokonce i při elektronickém světě jsou třeba počítače, úložná média a podpůrný personál. Vhodný DigiÚložiště systém může snížit tyto náklady přehlednou správou dokumentů, definicí požadavků na dokumenty a jejich kontrolou a elektronickým ukládáním.

Zvýšení konkurenceschopnosti

Zlepšením výkonnosti procesů, snížením nákladů a prevencí ztrát a chyb DigiÚložiště aktivně přispívá ke zvýšení konkurenceschopnosti.

Všechny dokumenty na jednom místě

Papírové dokumenty mohou být uloženy v šanonech v různých skříních, případně v centrálním archivu, elektronické na různých počítačích, serverech a mailboxech. DigiÚložiště sjednotí všechny dokumenty do jednoho úložiště se snadnou dostupností a podrobným vyhledáváním.

Systém popisu všech dokumentů

Snadno pochopitelný a aplikovatelný systém popisu a kategorizace dokumentů je běžnou praxí u papírových dokumentů. DigiÚložiště přináší tyto principy do elektronického světa obohacené o vyhledávání v obsahu nebo popisu dokumentu.

Pravidla a šablony pro tvorbu a zpracování dokumentů

Pravidla mohou definovat kdo může vytvořit, nebo schválit různé typy dokumentů a podle jakých pravidel je dokument dále zpracováván.

Nástroj pro podporu procesů a workflow

DigiÚložiště může řídit zpracování vybraných dokumentů určovat proces jejich připomínkování a schvalování. Automaticky upozorní příslušné osoby na dokumenty určené ke zpracování.

Nastavení archivačních a skartačních postupů

DigiÚložiště umožňují nastavit postupy a pravidla pro zpracování starých dokumentů. Pomocí nich je možno řídit jejich dlouhodobé skladování případně je jako nepodstatné odstranit.

Nástroje pro rychlé vyhledání a získání dokumentů

Systematické centrální uložení a popis dokumentů umožní snadné dohledání konkrétního dokumentu, nebo jejich skupin. Vyhledávání může být i automatizované jako součást předem definovaných procesů a pravidel. Snadno je možno dohledat veškerou dokumentaci týkající se vybraného produktu, zakázky nebo procesu.

Tvorba dokumentů

DigiÚložiště může dokumenty i vytvářet. Importem dat z externích systémů a následným generováním mohou vznikat dokumenty zcela automaticky včetně popisných informací a např. automatizované distribuce.

Spolupráce

Spolupráce nad jedním dokumentem, jeho zamykání a automatizované ukládání verzí bez vzájemného přepisování, komentování a schvalování jsou nástroje, bez kterých se v současné době neobejdete.

Elektronické podpisy

Pomocí elektronických podpisů se elektronické dokumenty dostávají na stejnou legislativní úroveň jako dokumenty papírové (eIDAS). Zaniká tím potřeba zpracovávat a ukládat jejich papírové kopie.

Reference Alfresco: NASA, Airbus, KLM, Toyota, Michelin, Total, T-Mobile CZ, Cisco a mnoho dalších.

Schéma digitálního úložiště