Reference

Autorizovaný distributor leteckých motorů

Správa letecké dokumentace k motorům.

Požadavek zákazníka:

  • Rychlé vyhledávání fulltextem i dle doplňujících informací (nad soubory a adresáři).
  • Přehledné a snadné třídění dokumentů dle různých hledisek.
  • Okamžitě vidět potřebné informace, nejen názvy adresářů či souborů.
  • Bezpečné úložiště souborů s možným přístup odkudkoliv z různých zařízení (tablet, mobil, PC atd.).

Způsob řešení

Standardní DMS Alfresco rozšířené o informace (tzv. metadata) potřebné pro evidenci leteckých motorů. Vytvořené sestavy pro rychlé a přehledné získání informací dle zadaných kritérií.

Přidaná hodnota pro zákazníka

  • Rychlá orientace a nalezení potřebný informací nejen v obsahu dokumentů, ale i v metadatech, tedy informacích přidaných k adresářům a souborům.

Dodavatel zemního plynu a elektřiny včetně distribuce, skladování

Správa dokumentace staveb a plynových přípojek

Požadavek zákazníka:

  • Umožnit projekčním a stavebním společnostem předávat dokumentaci v elektronické podobě pomocí portálu.
  • Umožnit projekčním a stavebním společnostem sledovat průběh přebírání a schvalování dokumentace on-line a průběžně reagovat na připomínky.
  • Zajistit a podpořit řízené procesy přebírání, hodnocení a schvalování této dokumentace.
  • Maximální automatizace rutinních činností a operací (formální kontroly, importy do GIS).
  • Po celou dobu zpracování dokumentů udržet jejich digitální kontinuitu (el. podpisy, časová razítka) tak, aby byly prokazatelné jako originály i z dlouhodobého hlediska (70+ let).
  • Dokumenty ukládat do centrálního dlouhodobého digitálního archivu společnosti
  • Vytvořit systém reportingu a řízení termínů a lhůt zpracování dat.
  • Zpřístupnit kompletní dokumentaci on-line vybraným pracovníkům i v terénu.

Způsob řešení

Vzhledem k rozsáhlosti projektu se jedná o spolupráci několika dodavatelů.

Pro jádro systému bylo zvoleno DMS Alfresco, které řídí procesy zpracování, řeší automatizované kontroly a kroky a slouží jako uživatelské rozhraní uživatelům zákazníka.

Pro vkládání dokumentace staveb byl vytvořen portál, který umožní dodavatelům vkládat dokumentaci do systému. Tato je vkládána přímo do DMS Alfresco. V průběhu vkládání jsou hodnoceny formální aspekty dokumentů – název a formát, elektronické podpisy a časová razítka, kompatibilita s formátem PDF/A, validace KDIR. V případě problémů je uživatel ihned upozorněn.

Podle typu dokumentace je poté zahájen proces ruční kontroly obsahu dokumentace, který může mít několik kroků a schvalovatelů. V průběhu schvalování dochází k importu vybraných souborů do centralizovaného GIS.

Dlouhodobá archivace dokumentů je zahájena ihned po vložení dokumentů do systému portálem.

Přidaná hodnota pro zákazníka

  • Náhrada předávání dokumentů z předávání pomocí datových médií na on-line nahrávání.
  • Automatizace všech rutinních činností a s tím spojené snížení nákladů.
  • Zpřehlednění procesu, centrální řízení a hodnocení v rámci celé ČR.
  • Automatizovaný reporting, hodnocení termínů a lhůt zpracování pro jednotlivé typy dokumentace a pracovníky.

Dodavatel zemního plynu a elektřiny včetně distribuce, skladování

Tvorba, schvalování a podepisování smluv – kompletně elektronické.

Požadavek zákazníka:

  • Vytvořit proces pro schvalování a podepisování smluv.
  • Smlouvy budou podepisovány kompletně elektronicky, včetně podpisu dodavatelů.
  • Podepsané smlouvy budou ukládány do el. archivu.
  • Automatizovaná vytvoření smlouvy ve formátu PDF/A. Smlouva je vytvářena z více vstupních dokumentů v různých formátech.
  • Smlouva v celém průběhu procesu neopouští informační systémy zákazníka.
  • El podpis může být prováděn pouze pomocí kvalifikovaných certifikátů uložených na kvalifikovaných prostředcích (tokenech).

Způsob řešení

Pro řešení bylo zvoleno DMS Alfresco jako úložiště dokumentů. Pro uživatelské rozhraní a pro řízení procesů byla zvolena technologie Verso.

Vstupní dokumenty pro tvorbu smlouvy jsou importovány pomocí API ze systému SAP. Poté je z nich vytvořen jeden dokument ve formátu PDF/A a ten je postupně předáván účastníkům a schvalovatelům ke schválení nebo podpisu.

Podpis je zajištěn vlastní komponentou pro el. podpis, která zajistí splnění požadavků na kvalitu a vlastnosti podpisu (EIDAS).

Po schválení jsou odeslány informace zpět do systému SAP a podepsaná smlouva je vložena do elektronického archivu společnosti.

Přidaná hodnota pro zákazníka

  • Stálý přehled o stavu a průběhu schvalování u každé smlouvy.
  • Smlouva a její přílohy jsou jeden dokument.
  • Smlouva je stále uložena v informačním systému. Odpadá její dohledávání u partnerů či v poště.
  • Kompletně bezpapírový proces.
  • Výrazné zkrácení celého procesu.

Služby v oblasti odpadového hospodářství a vodárenství

Dlouhodobý digitální archiv pro originály elektronických účetních dokladů napojený několik ERP systémů.

Požadavek zákazníka:

  • Ukládat přijaté a vydané faktury a vybrané další účetní doklady přímo v elektronické podobě.
  • Sjednotit jejich archivaci do jednoho systému.
  • Zavést řízené archivační a skartační procesy.
  • Umožnit vybraným pracovníkům vyhledávat a procházet dokumenty on-line.
  • Uvolnit úložiště v primárních systémech a snížit náklady s tím spojené.

Způsob řešení

DMS Alfresco bylo nasazeno jako centrální archiv. Zajišťuje automatické vytváření balíčků s dokumenty a jejich orážení časovými razítky od kvalifikované autority.

Integrace na primární ERP systémy je zajištěna pomocí REST API. API zajišťuje i zpětnou dostupnost archivovaných dokumentů.

DMS Alfresco je použito i pro vytváření náhledů při zobrazení dokumentů uživatelům.

V rámci projektu byly migrovány i starší informace o uložení papírových dokumentů v klasickém archivu tak, aby vznikl jeden zdroj informací o veškerých archivovaných dokumentech ve společnosti.

Přidaná hodnota pro zákazníka

  • Snížení datové zátěže primárních ERP systémů.
  • Centralizace a sjednocení archivačních procesů ve společnosti.
  • Snížení nákladů ve srovnání s ukládáním papírových kopií.
  • On-line dostupnost dokumentů z archivu.
  • Postupná redukce papírového archivu.

Generální dodavatel výstaveb a rekonstrukcí bytových, občanských a průmyslových staveb

Evidence stavební dokumentace. Schvalování účetních dokladů.

Požadavek zákazníka:

  • Sdílení vybraných elektronických stavebních dokumentů.
  • Sdílení vybraných ekonomických parametrů stavby se stavbyvedoucími.
  • Elektronické schvalování faktur a dokladů staveb.

Způsob řešení

V DMS Alfresco je pro každou stavbu automaticky vytvářena struktura složek. Jsou vytvořeny složky pro automatizaci a procesy schvalování faktur. Po vložení faktury je automaticky zahájen proces jejího schvalování.

Do informací o stavbě v DMS jsou denně čerpány z ekonomického systému informace o stavu a čerpání rozpočtu stavby. Tyto informace jsou dostupné stavbyvedoucímu, který nemá do ekonomického systému přístup.

Přidaná hodnota pro zákazníka

  • Vybraná dokumentace staveb dostupná on-line.
  • Stavbyvedoucí vidí ekonomické parametry stavby bez nutnosti přístupu do ERP (šetří licence ERP).
  • Schvalování faktur stavbyvedoucím „na dálku“.

Nemocnice

Tvorba, schvalování a seznamování se směrnicemi.

Požadavek zákazníka:

  • Systém pro „seznámení se“ s interními směrnicemi.
  • Tvorba a správa aktuálních a nově vznikajících směrnic.
  • Automatizovaný archivační mechanismus směrnic.
  • Aktivní upozornění na data revizí platných směrnic.
  • Automatické přidělení směrnic k seznámení s novými.

Způsob řešení

Alfresco na základě popisných metadat identifikuje množinu směrnic a předpisů, se kterými se má daný (aktuálně přihlášený) uživatel seznámit. Seznámení potvrdí stisknutím tlačítka, v systému zůstává informace o seznámení konkrétních uživatelů s časovým otiskem, kdy se tak stalo. Tento proces funguje i pro nové zaměstnance, směrnice jsou mu přiděleny automaticky.

Pro správce Alfresco zprostředkovává funkce pro správu agendy jako je aktualizace, či tvorba nových směrnic. Vytváří přehledy o tom, kdy a které směrnice budou potřeba revidovat, kdo a kdy se seznámil s konkrétní směrnicí nebo naopak s jakými směrnicemi se má konkrétní uživatel seznámit a mnohé další.

Přidaná hodnota pro zákazníka

  • Snadná distribuce směrnic konkrétním uživatelům na základě jejich příslušnosti v organizační struktuře.
  • Automatizace přidělení směrnic pro nové zaměstnance.
  • Vždy aktuálně platná směrnice k dispozici všem uživatelům v reálném čase bez nebezpečí pohybu odlišných verzí směrnice.
  • Snadná kontrola průběhu seznamování se se směrnicemi.

Vedení účetnictví, daně od daňových poradců

Automatizované vytěžování a zpracování faktur pro zákazníky účetní kanceláře. Automatizace a zefektivnění provozu účetní kanceláře.

Požadavek zákazníka:

  • Vytvořit, řídit a automatizovat zpracování účetních dokladů.
  • Digitální úložiště s řízeným přístupem.
  • Zpracování faktur zákazníků a postoupení účetnímu softwaru.
  • Integrace s účetním softwarem.
  • Vyčítání obsahu a dat z faktur (pdf).
  • Vyčítání informací ze souborů ISDOC.
  • Vytvoření ISDOC u faktur, které ho nemají.

Způsob řešení

V DMS Alfrescu byl vytvořen proces pro elektronické zpracování účetních dokladů.

Po příjmu jsou doklady rozděleny podle svého typu (PDF a ISDOC). PDF je strojově vytěženo pomocí software Chronoscan. Formát ISDOC je vyčítán přímo.

Na základě takto získaných informací je potom řízeno ruční schvalování dokladů uživateli.

Po schválení jsou doklady odeslány do účetního systému (Flexibee) pomocí integračního rozhraní a pomocí formátu ISDOC.

Přidaná hodnota pro zákazníka

  • Eliminace lidských chyb při zpracování faktur.
  • Zrychlení a zefektivnění práce při zpracování faktur z různých zdrojů, různých formátů.
  • Bezpečnost při práci s definovanými oprávněními k přístupu k jednotlivým fakturám.
  • Zachování věrohodnosti faktury při strojovém zpracování.

Potravinářská firma (dodavatel a výrobce)

Řízení procesů zpracování účetní a výrobní dokumentace.

Požadavek zákazníka:

  • Digitální úložiště s řízeným přístupem.
  • Schvalovací workflow pro příchozí faktury.
  • Správa výrobní dokumentace.
  • Dostupnost aktuálních výrobních postupů pro výrobní pracovníky.

Způsob řešení

V rámci DMS byla nastavena stromová struktura úložiště, která umožňuje efektivně řídit přístupová oprávnění.

V DMS bylo zřízeno větší množství šablon metadat za účelem většího komfortu při vytváření identických objektů, zejména nových výrobků a výrobních postupů.

Pro schvalování faktur bylo vyvinuto konfigurovatelné schvalovací workflow. Jedná se o několika krokové workflow za použití postupu sériového schvalování a v konečné fázi prvky paralelního schvalování. V každém kroku je schvalován notifikován s požadavkem na řešení. Nastaven eskalační mechanismus, který opětovně po nastaveném časovém intervalu notifikuje uživatele s požadavkem na vyjádření k faktuře.

Nastavení přehledů, díky nímž snadno a rychle zjistit počet faktur v určitém stavu schvalování.

Přidaná hodnota pro zákazníka

  • Snížení nákladů na oběh dokumentů v papírové podobě.
  • Snížení rizika práce s neaktuální dokumentací (výrobní postupy, apod.).
  • Dostupnost aktuálních výrobních postupů pro výrobní pracovníky.
  • Kontinuita mezi schválením faktury a předání k zaúčtování.

Snadná dohledatelnost faktur a jejich stavu schvalování.