Procesy/Automatizace

Digitalizace organizace - elektronizace kanceláře

  • Zavede a udrží pořádek.
  • Nastaví a vynutí dodržování administrativních procesů.
  • Zajistí snadnou zastupitelnost a předatelnost.
  • Uživatel má seznam úkolů, které má odpracovat.
  • Práce s el. podpisy a časovými razítky.
  • Umožní práci odkudkoliv (vnitřní síť, internet).
  • Kompletní webové řešení – funguje na mobilech a libovolném operačním systému

Procesem můžeme rozumět nejen schválení nějakého dokumentu, ale např. i následující běžnou firemní agendu:

  • Nástup zaměstnance.
  • Ukončení pracovního poměru zaměstnance.
  • Koloběh směrnic (ISO) dokumentace v rámci organizace, včetně zajištění jejich přečtení zaměstnanci.
  • Správa směrnic, postupů a návodů.
  • Objednání služebního auta a vykázání služební cesty.

Od jednoduchých procesů po komplexní řízení administrativy

Podle požadavků zákazníka jsme schopni nabídnout několik úrovní podpory administrativních procesů.

Jednoduché schvalování

  • Typické schvalování již hotových dokumentů – např. faktury.
  • Dokument musí schválit jeden nebo více osob.
  • Historie a průběh schvalování jako součást dokumentu.
  • Dokument je stále dostupný nikam necestuje.

Schvalování s nástrojem a vytváření a řízení procesů

  • Navíc oproti předchozímu nástroj pro návrh a řízení procesů přímo administrátorem zákazníka.
  • Definice nového procesu trvá několik desítek minut.
  • Okamžitá reakce na potřeby řízení procesů administrativy.
  • Vhodné i pro řešení ad-hoc procesů – jednorázové akce.
  • Umožňuje definovat kroky, podmínky přechodu, formuláře, validaci polí a dokumentů, mailové upozornění, seznamy hodnot, zastupitelnost, ...

Komplexní procesy a procesně řízené agendy – zakázkové moduly

  • Složité a komplikované procesy s požadavky na vývoj „na míru".
  • Podpora BPMN.
  • Minimum omezení při definici požadavků na systém.
  • Libovolné integrace na jiné informační systémy.
  • Automatizované operace s dokumenty – generování nových, konverze formátů, slučování, vytěžování a OCR, ...

Digitální kancelář

Všechny výše uvedené přístupy jsou spojeny do jednoho systému a jednoho rozhraní. Uživatelé pracují s jedním programem. Seznamy úkolů z různých procesů jsou sloučené na jednom místě. Centrální řízení přístupových práv, seznamů a číselníků, zastupitelnosti, externích datových zdrojů, ... Součástí je i bezpečné ukládání dokumentů, včetně antivirových kontrol, dlouhodobého digitálního archivu, ...